Privacy & GDPR — hoe wij omgaan met jouw documenten

Afhankelijk van het gebruik van onze diensten kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

Documentgegevens

Geüploade documenten (PDF, Word-bestanden, afbeeldingen of tekst)

Inhoud van documenten die vrijwillig worden geüpload

Metadata die noodzakelijk is voor verwerking en analyse

Rapportgegevens

Gegenereerde analyses

Samenvattingen

Scores

Bevindingen

Risico-indicaties

Klant- en bestelgegevens

Voornaam en achternaam

E-mailadres

Factuurgegevens

Ordernummer

Betaalstatus

Betaalbedrag

BTW-gegevens indien van toepassing

Datum en tijdstip van bestelling

Wij bewaren gegevens nooit langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij werden verzameld.

Documenten en rapporten

Geüploade documenten en gegenereerde rapporten worden maximaal 30 dagen bewaard en daarna automatisch en onomkeerbaar verwijderd uit onze systemen.

Klant- en factuurgegevens

Factuur- en bestelgegevens worden gedurende 7 jaar bewaard conform de Belgische boekhoudkundige en fiscale verplichtingen.

Na afloop van de wettelijke bewaartermijn worden deze gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor:

• Het uitvoeren van documentanalyses
• Het genereren van rapporten
• Klantenondersteuning
• Facturatie en administratie
• Fraudepreventie en beveiliging
• Het naleven van wettelijke verplichtingen

Wij verkopen persoonsgegevens nooit aan derden.

Voor de inhoudelijke analyse van documenten maakt CheckExpert gebruik van geavanceerde AI-technologieën van externe verwerkers.

Documenten worden uitsluitend verwerkt voor het uitvoeren van de gevraagde analyse.

Voor zover contractueel voorzien worden gegevens niet gebruikt om publieke AI-modellen te trainen.

Verwerking gebeurt via beveiligde verbindingen en onder passende contractuele waarborgen conform de AVG/GDPR.

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met dienstverleners die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van onze diensten.

Dit kan onder meer betrekking hebben op:

• AI-verwerkingsdiensten
• Hostingproviders
• Betaalproviders
• E-mailproviders
• Beveiligingsdiensten

Met alle verwerkers worden passende verwerkersovereenkomsten gesloten indien wettelijk vereist.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan derden voor marketingdoeleinden.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, misbruik of openbaarmaking.

Deze maatregelen omvatten onder meer:

• Versleutelde gegevensoverdracht (TLS)
• Beveiligde opslagomgevingen
• Toegangscontrole
• Logging en monitoring
• Regelmatige software-updates
• Meervoudige authenticatie voor beheerders

Onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) heb je onder meer het recht op:

• Inzage
• Rectificatie
• Wissing
• Beperking van verwerking
• Bezwaar tegen verwerking
• Dataportabiliteit

Een verzoek kan worden ingediend via:

E-mail: info@checkexpert.be

Wij reageren uiterlijk binnen 30 dagen op een geldig verzoek.

CheckExpert maakt gebruik van functionele cookies die noodzakelijk zijn voor de werking van het platform.

Analytische en marketingcookies worden uitsluitend geplaatst indien hiervoor toestemming werd gegeven via de cookiebanner.

Meer informatie vind je in ons Cookiebeleid.

Indien je van mening bent dat wij persoonsgegevens niet correct verwerken, heb je het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

België

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

Nederland

Autoriteit Persoonsgegevens

Webtron BV
A. Rodenbachwijk 12
8790 Waregem
België

BTW: BE0793944703

E-mail: info@checkexpert.be

Wij behouden ons het recht voor dit privacybeleid op elk moment aan te passen. De meest recente versie is steeds beschikbaar op deze website.